Cuando una empresa comunica a una persona trabajadora la apertura de un expediente disciplinario o le concede un trámite de audiencia previa, la primera reacción suele centrarse en una cuestión aparentemente sencilla: cuánto tiempo existe para contestar.
Sin embargo, el verdadero problema comienza antes y termina bastante después.
Una contestación eficaz no consiste simplemente en negar los hechos ni en responder apresuradamente para cumplir un plazo. Debe servir para tres finalidades distintas: explicar a la empresa por qué los hechos no justifican la sanción proyectada, identificar y preservar la prueba disponible y, finalmente, construir desde ese momento una posición coherente para el supuesto de que el conflicto termine ante la jurisdicción social.
Desde la Sentencia del Tribunal Supremo 1250/2024, de 18 de noviembre, la cuestión ha adquirido además una importancia particular. La Sala de lo Social declaró directamente aplicable el artículo 7 del Convenio 158 de la OIT y estableció, con carácter general, la necesidad de ofrecer al trabajador la posibilidad de defenderse de los cargos relacionados con su conducta o rendimiento antes de adoptar el despido disciplinario.
La finalidad es que el empresario conozca las explicaciones del trabajador antes de tomar una decisión definitiva que, conocidas esas explicaciones, quizá no hubiera adoptado.
Una audiencia real, no meramente formal
El trámite no debería convertirse en una formalidad destinada simplemente a completar el expediente antes de comunicar una decisión ya tomada.
El artículo 7 del Convenio 158 de la OIT exige que el trabajador tenga la posibilidad de defenderse de los cargos formulados. No impone con carácter general un procedimiento concreto ni exige necesariamente que la defensa se realice por escrito, pero la oportunidad de alegar debe ser real y anterior a la decisión definitiva.
Esto tiene una consecuencia práctica inmediata: salvo situaciones excepcionales, conviene contestar.
Incluso cuando la persona trabajadora considere que la empresa ya ha decidido despedirla, una respuesta adecuada puede modificar la valoración empresarial, reducir la sanción, favorecer una negociación o, cuando nada de ello ocurra, dejar correctamente establecida su versión de los hechos para un eventual procedimiento judicial.
El silencio, por el contrario, deja prácticamente todo el relato inicial en manos de la empresa.
¿Cuánto tiempo debe concederse para contestar?
No existe actualmente un plazo general establecido por la ley para este trámite.
Es relativamente frecuente encontrar comunicaciones que conceden 24, 48 o 72 horas, dos o tres días laborables o fórmulas similares. Pero la cuestión jurídica no puede resolverse buscando una cifra universal.
La jurisprudencia reciente se orienta hacia un criterio material: el plazo debe permitir una defensa real y efectiva atendiendo a la complejidad del caso.
La STSJ de Asturias de 27 de enero de 2026 consideró insuficiente un plazo de 24 horas. La Sala entendió que un periodo tan breve no había permitido al trabajador disponer de una posibilidad cierta de defenderse, aunque ello no significa que 72 horas constituyan necesariamente el mínimo aplicable a todos los casos.
La evolución posterior demuestra precisamente por qué conviene evitar reglas automáticas. Otros pronunciamientos han considerado suficiente un plazo muy reducido cuando la imputación era única, inmediata, sencilla y claramente delimitada y el trabajador había podido formular efectivamente sus alegaciones.
Por tanto, 24 horas pueden resultar insuficientes en un expediente complejo y ser consideradas suficientes en un supuesto mucho más simple. El parámetro relevante no es únicamente el reloj: importa qué se imputa y qué necesita razonablemente el trabajador para poder responder.
No es lo mismo defenderse frente a un hecho aislado ocurrido el día anterior que contestar una comunicación de varias páginas que acumula incidencias producidas durante meses, diferentes clientes, correos electrónicos, instrucciones de superiores, horarios, facturación o decisiones organizativas.
Las «72 horas hábiles» y el problema del fin de semana
También conviene evitar trasladar automáticamente las reglas propias de los plazos procesales a un trámite interno empresarial.
Que el sábado sea inhábil en determinados procedimientos judiciales no significa necesariamente que deba quedar excluido de un plazo empresarial expresado en «horas hábiles». Habrá que examinar la redacción de la comunicación, el convenio colectivo, el calendario aplicable y las circunstancias concretas del caso.
Pero existe además una cuestión diferente: aunque una determinada interpretación matemática del plazo sea defendible, debe comprobarse si ha existido realmente tiempo suficiente para preparar la defensa.
Una comunicación recibida un viernes puede plantear dificultades evidentes para localizar documentación, reconstruir hechos ocurridos meses atrás u obtener asesoramiento profesional durante el fin de semana.
Por ello, el cómputo temporal no debería convertirse en una operación puramente aritmética. La complejidad de los cargos y el tiempo efectivo disponible forman parte de la valoración sobre si la audiencia ha permitido realmente defenderse.
No esperar en silencio porque todavía no se ha encontrado asesoramiento
Puede ocurrir que el plazo esté próximo a expirar y el trabajador todavía no haya podido obtener asesoramiento jurídico o reunir toda la documentación necesaria.
En esos casos suele ser preferible presentar una contestación inicial dentro del plazo antes que permanecer completamente en silencio y formular varios días después una respuesta técnicamente perfecta.
Esa contestación puede ser breve. Puede negar provisionalmente los hechos o su calificación, comunicar que se ha solicitado asistencia profesional, pedir una ampliación razonable del plazo y anunciar que se presentarán alegaciones complementarias.
Se acusa recibo de la comunicación y se niega inicialmente que los hechos tengan el alcance disciplinario que se les atribuye. Dada la extensión y complejidad de las imputaciones, se ha solicitado asesoramiento profesional para formular adecuadamente las alegaciones y recabar la documentación necesaria, interesándose una ampliación razonable del plazo y anunciándose la presentación de alegaciones complementarias.
La empresa no está necesariamente obligada a conceder esa ampliación. Pero queda documentado algo importante: el trabajador no ha permanecido pasivo, ha manifestado su voluntad de defenderse y ha advertido dentro del propio plazo que necesita tiempo adicional.
Si posteriormente debe discutirse si la audiencia fue real o puramente formal, esa circunstancia puede resultar relevante.
Cuando la prueba existe, pero está únicamente en manos de la empresa
Éste es uno de los problemas más frecuentes y, paradójicamente, uno de los que peor suelen reflejarse en las contestaciones disciplinarias.
La empresa puede afirmar:
Usted nunca informó de esta incidencia.
El trabajador recuerda perfectamente haberlo comunicado. Pero lo hizo desde su correo corporativo, mediante Teams, WhatsApp instalado en el teléfono de empresa, una intranet, un CRM, una aplicación interna o cualquier otro sistema utilizado habitualmente en el trabajo.
Cuando recibe el expediente ya no tiene acceso a ninguno de esos medios.
La situación resulta todavía más evidente cuando, por encontrarse en incapacidad temporal, suspendido de empleo o simplemente apartado de sus funciones, la empresa ha recuperado previamente el ordenador o el teléfono corporativo.
Una contestación débil se limitaría a afirmar:
Eso no es cierto; yo sí informé.
Una contestación correctamente construida debería precisar cómo se informó, mediante qué canal y dónde se encuentra actualmente la prueba.
Por ejemplo:
Las incidencias fueron comunicadas mediante correo electrónico y mensajería corporativa. La persona trabajadora carece actualmente de acceso a dichas comunicaciones al encontrarse el teléfono y el equipo informático utilizados para el trabajo bajo disponibilidad de la empresa. Se solicita expresamente la conservación y comprobación de tales comunicaciones antes de adoptar cualquier decisión disciplinaria.
La diferencia es importante.
No sólo se niega la imputación. Se identifica contemporáneamente una fuente concreta de prueba y se deja constancia de que su acceso depende exclusivamente de la otra parte.
La Ley Reguladora de la Jurisdicción Social contempla expresamente como medios probatorios los sistemas de archivo y reproducción de datos y permite, con las correspondientes garantías, requerir documentos y otros medios relevantes que se encuentren en poder de la contraparte.
Además, en un eventual procedimiento de despido corresponde a la empresa acreditar la veracidad de los hechos imputados como fundamento de la decisión extintiva.
Por ello puede resultar especialmente importante solicitar desde el propio expediente disciplinario la conservación de correos, mensajes, registros informáticos o comunicaciones internas.
No es necesario acusar a la empresa de estar destruyendo prueba ni atribuirle intenciones que no puedan acreditarse. Basta con describir el hecho objetivo: la prueba existe o puede existir, se encuentra bajo control empresarial y el trabajador solicita expresamente que sea preservada.
Meses después, ante un juzgado, esa constancia contemporánea puede adquirir un valor muy diferente de una alegación formulada por primera vez en la demanda.
Contestar exhaustivamente: hecho por hecho
Otro error frecuente consiste en formular una defensa genérica frente a una imputación detallada.
«Siempre he realizado correctamente mi trabajo».
«No estoy de acuerdo con ninguno de los hechos».
«Jamás he incumplido mis obligaciones».
Son respuestas comprensibles, pero jurídicamente aportan poco.
Cuando la empresa formula varias imputaciones, la contestación debería seguir normalmente una estructura paralela.
Puede comenzar por unas consideraciones generales —funciones reales, medios disponibles, cadena jerárquica, carga de trabajo, organización o disponibilidad material de recursos—, pero después es conveniente responder individualmente a cada hecho: qué ocurrió, qué parte se admite o niega, por qué se actuó de esa forma, quién conocía la situación y qué prueba puede acreditarlo.
Sólo después tiene sentido abordar la calificación disciplinaria.
El artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores no permite despedir simplemente porque se haya producido un resultado desfavorable para la empresa. Exige un incumplimiento grave y culpable. Y determinadas causas contienen requisitos adicionales: la disminución de rendimiento, por ejemplo, debe ser continuada y voluntaria.
Un cliente insatisfecho, un error administrativo o un servicio que finalmente no pudo cubrirse pueden constituir hechos relevantes. Pero todavía será necesario determinar qué capacidad real tenía el trabajador para evitar ese resultado, qué instrucciones recibió, qué recursos tenía disponibles y cuál fue su conducta concreta.
La contestación debe obligar a realizar ese análisis.
Redactar pensando también en el juez que quizá lo lea meses después
La contestación disciplinaria tiene un destinatario inmediato: la empresa.
Pero es aconsejable redactarla pensando también en otro posible lector: el magistrado que, varios meses después, quizá tenga que reconstruir lo ocurrido.
Ese juez probablemente no conocerá cómo funcionaba diariamente la empresa, quién utilizaba determinados canales de comunicación, qué autonomía tenía el trabajador o por qué resultaba imposible acceder a determinadas pruebas.
Todo aquello que pueda ser relevante debería explicarse ahora con fechas, nombres, canales y circunstancias concretas.
La diferencia entre afirmar:
No tuve acceso a mis mensajes.
y explicar:
El día X la empresa recogió el teléfono corporativo; desde esa fecha no tengo acceso a los mensajes utilizados para comunicar estas incidencias.
puede ser considerable.
La precisión convierte un argumento defensivo en un hecho susceptible de comprobación.
La intervención profesional no es obligatoria, pero puede ser estratégica
La persona trabajadora puede formular y firmar personalmente sus alegaciones. No existe, con carácter general, necesidad de comparecer formalmente asistida por abogado para contestar este tipo de comunicaciones.
Sin embargo, la intervención profesional puede tener utilidad más allá de mejorar la redacción.
Una contestación estructurada jurídicamente y remitida, cuando resulte conveniente, desde un despacho permite a la empresa conocer que la decisión será analizada técnicamente.
Ello no significa que vaya a impedir necesariamente una sanción o un despido. Una empresa que considere acreditados los hechos puede mantener su decisión.
Pero sí puede favorecer una valoración más cuidadosa de la prueba, de la proporcionalidad de la sanción y de los riesgos derivados de un eventual litigio.
Además, crea desde ese momento un canal profesional de comunicación.
En ocasiones la empresa y el trabajador pueden llegar a la conclusión de que la continuidad de la relación laboral ha dejado de ser conveniente para ambos. Si existe asesoramiento desde la fase disciplinaria, resulta más sencillo explorar posteriormente una posible solución negociada sin necesidad de que las conversaciones se desarrollen directamente entre dos partes cuya relación ya se encuentra deteriorada.
Buscar otro empleo no significa precipitar una baja voluntaria
Esta cuestión merece una consideración particular.
Cuando una persona sometida a un expediente disciplinario ya está buscando otro trabajo, puede tener la tentación de presentar inmediatamente su baja voluntaria para cerrar el conflicto.
No siempre es una buena decisión.
Mientras la nueva incorporación no esté suficientemente asegurada, abandonar voluntariamente el puesto puede dejar al trabajador en una situación innecesariamente vulnerable. Además, la baja voluntaria no genera por sí misma situación legal de desempleo.
Desde la perspectiva del conflicto disciplinario existe otra consecuencia evidente: si el trabajador extingue voluntariamente el contrato antes de que la empresa adopte una decisión, desaparece la posibilidad de discutir posteriormente una indemnización derivada de un eventual despido improcedente que nunca llegó a producirse.
Por ello, cuando existe una nueva oportunidad profesional, normalmente conviene separar ambos tiempos: primero asegurar razonablemente el nuevo empleo y después analizar cómo debe finalizarse la relación anterior.
En determinados casos podrá existir también espacio para negociar una extinción con compensación económica. Pero cualquier acuerdo debe responder a su verdadera naturaleza y estar correctamente documentado; no debe simularse un despido con la finalidad de producir artificialmente efectos en materia de desempleo.
A veces una solución pactada económicamente inferior al máximo que pudiera obtenerse después de un litigio puede resultar razonable para ambas partes. Para el trabajador puede ofrecer certeza y permitirle incorporarse a un nuevo proyecto sin prolongar durante meses un conflicto; para la empresa puede eliminar el riesgo y los costes de un procedimiento judicial.
Pero ésa es una decisión posterior. No debe condicionarse la defensa inicial del expediente a una oferta laboral todavía incierta.
La contestación empieza a construir el eventual proceso judicial
Un expediente disciplinario no debe responderse como si fuera simplemente un formulario administrativo.
La contestación puede convertirse meses después en una de las primeras piezas documentales del litigio.
Por ello interesa dejar establecida desde el principio una versión coherente: qué ocurrió, qué se niega, qué se admite, qué explicación existe, dónde se encuentran las pruebas, cuáles permanecen en poder de la empresa y qué documentación se solicitó conservar.
La audiencia previa cumple precisamente la función de permitir que la empresa conozca esas explicaciones antes de adoptar una decisión definitiva.
Pero desde la perspectiva del trabajador tiene otra utilidad práctica igualmente importante: fijar su posición cuando los hechos todavía están próximos y antes de que la ruptura de la relación laboral modifique definitivamente el escenario.
Una buena contestación no garantiza que la empresa archive el expediente.
Sí consigue algo diferente: que, cualquiera que sea la decisión posterior, el conflicto llegue a la siguiente fase con los hechos discutidos, la prueba identificada y la defensa ya construida.
Y, en muchas ocasiones, eso empieza a decidir un procedimiento mucho antes de que exista siquiera una demanda.
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